Projektmanagement

 

In der Alltagssprache werden Aktivitäten und Aufgaben unterschiedlicher Provenienz häufig vorschnell mit dem Begriff   „Projekt“ versehen. Dies wäre unproblematisch und lediglich ein terminologisches Thema, wenn nicht mit dem Begriff auch ein bestimmter Anspruch an das Management und ein entsprechender Ressourcenaufwand verbunden wäre.

Es ist also durchaus sinnvoll, die Frage zu stellen: Worüber sprechen wir, wenn wir von Projekten reden? 

Projekte zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

→ Es existiert ein Auftrag und eine daraus entwickelte Zielvorgabe (nicht in Stein gemeißelt, sondern anpassbar; aber klar und eindeutig im aktuellen Kontext)

→ Die Aktivitäten sind auf der zeitlichen, finanziellen und personellen Seite begrenzt

→ Das Projekt beinhaltet Tätigkeiten, die einmalig und keine Routine sind

→ Der Inhalt der Tätigkeiten hat einen hohen Grad an Komplexität

Erst wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, lohnt es sich, über Projektmanagement nachzudenken und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Projektmanagement ist eine Organisationsform, die für spezielle und/oder vorübergehende, oft Ressortübegreifende und interdisziplinär zu bearbeitende Managementaufgaben geschaffen worden ist. Sie beinhaltet ein Set an Regeln und Standards, besondere Strukturmerkmale und vor allem ein temporär kooperierendes Projektteam, in dem Personen aus unterschiedlichen Organisationsbereichen, in Einzelfällen auch Externe zusammen arbeiten. Die Definition macht deutlich, dass Projektleiter vor einer dreifachen Herausforderung stehen:

1. Zielgerichtete Organisation und Koordination einer komplexen Themenstellung

2. Koordination unterschiedlicher Interessen und Bedürfnisse von Stakeholdern

3. Führung eines heterogen zusammengesetzten Teams

 

Schlüsselthemen unserer Qualifizierungen für Projektmanager:

Grundlagen des Projektmanagements ( das „magische Dreieck“)

Die mit dem Auftraggeber definierte Leistung wird in drei Dimensionen fokussiert:

»Vereinbarte Qualität

»zum vereinbarten Zeitpunkt

»unter Einhalten des Budgets

Planung

Ziel ist die geistige Vorwegnahme künftigen Handelns und die Fixierung der Ergebnisse in Planungen und Szenarien.

• Die Bedürfnisse und Erwartungen des Auftraggebers in Ziele transformieren und operationalisieren
• Entwicklung eines Projektstrukturplans (Teilprojekte/Aufgaben/Arbeitspakete)
• Zeitmanagement mit Netzplänen und Meilenstein-Trend-Analyse
• Risikomanagement und Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Projektsteuerung und Durchführung von Reviews

• Regelkreis der Durchführung und Steuerung
• Stakeholdermanagement
• Dokumentation
• Planung und Realisierung von Reviews

Projektabschluss

• Administrativer Abschluss
• Fachlicher Abschluss
• Persönlicher Abschluss

Leadership: Führen von Projektteams

• Management by Objectives im Projektmanagement
• Teamentwicklung in Projekten
• Konfliktmanagement in interdisziplinären Teams

Einige Kriterien für flexibles und nachhaltiges Projektmanagement

In einer komplexen Umwelt existiert immer ein gewisser Grad an Ungewissheit und Unvorhersehbarkeit. Für alle Projekte steht deshalb die Frage im Raum,   wie Projektorganisationen dynamikrobust und flexibel gestaltet werden können. Wie gelingt es, Fehler und Turbulenzen früh zu identifizieren, eine hohe Achtsamkeit im Gesamtteam zu gewährleisten und schnell Lösungsstrategien zur Bewältigung krisenhafter Situationen zu generieren?

Unsere bisherigen Erfahrungen deuten auf einige Faktoren hin, die vor allem für die Qualität von Kooperation und Führung eine Herausforderung darstellen:

› Systemische Betrachtungsweise: Projektmanager in erfolgreichen Projekten lassen ihrem Team Zeit, unterschiedliche Szenarien für unterschiedliche Zukunftsentwürfe zu kreieren. Sie stellen die Frage, wie sich bestimmte aktuelle Entscheidungen auf  den Projektverlauf auswirken und welchen Einfluss Aktivitäten im Projekt auf die Organisation und das Umfeld des Projekts haben. Sie haben immer möglichst viele Handlungsoptionen in der Reserve ihres Handlungsraums, um auf schwierige Situationen vorbereitet zu sein.

›Intelligente Kooperation: Erfolgreiche Projektmanager wissen, dass komplexe Systeme intransparent sind und das notwendige Wissen für adäquate Problemlösungen nicht im Kopf einer begnadeten Führungskraft, sondern in der kollektiven, interdisziplinären Intelligenz des Teams steckt. Sie sorgen für Transparenz und klare Informationsflüsse. Sie ermutigen Teammitglieder zur kritischen Stellungnahme. Und sie können Methoden einsetzen, mit denen das Wissen in Projektteams mobilisiert und zielorientiert angewendet wird.

› Sensitivität: In erfolgreichen Projektteams haben alle Temmitglieder einen hohen Grad an Achtsamkeit und Aufmerksamkeit für alle Signale, die auf eine problematische Situation deuten. Auch schwache Indikatoren werden registriert. Im Team werden schnelle Entscheidungen getroffen, ob man diesen noch vagen Ankündigungen, die häufig nur als Bauchgefühl existieren, nachgeht oder sie ignoriert. Wenn Fehler gemacht weren, wird nicht nach Schuldigen, sondern nach der Ursache gesucht und Fehler werden zur Steigerung der Effizienz und als mögliche Lernfelder genutzt.

Für unsere Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung bedeutet dies, dass wir die Vermittlung der o.g. „klassischen“ Prinzipien und Regeln des Projektmanagements in ein Konzept der flexiblen und nachhaltigen Führung von Projekten einbetten.